Уничтожение бухгалтерских документов

Документы компании должны храниться в архиве в специальных условиях, обеспечивающих их максимальную сохранность. В теории уничтожение документов какого-либо типа (например, уничтожение бухгалтерских документов или кадровых дел) может производиться только в двух случаях: 

1. По заключению экспертной комиссии о признании документа утратившим ценность (при экспертизе ценности документации) или после истечения хранения.

2. В результате форс-мажорных ситуаций, например, стихийного бедствия. 

Уничтожение бухгалтерских документов без оформления надлежащей документации (то есть ошибочное или преднамеренное) в зависимости от ситуации может классифицироваться и как административное правонарушение и как уголовно-наказуемое преступление. Таким образом, любой факт уничтожения бухгалтерских документов требует составления пакета документов: если речь идёт о необходимости утилизации документов, утративших ценность, то требуется заключение экспертной комиссии и акт на уничтожение, а если речь идёт о форс-мажоре — подтверждение соответствующих служб (например, МЧС Российской Федерации) и результаты работы комиссии, занимающейся исследованием и восстановлением повреждённого архива.

Нужно понимать, что все документы в соответствии с принятыми нормативами должны храниться в специальных условиях, то есть в помещениях, исключающих вредные воздействия окружающей среды и гарантирующих максимальную физическую защиту. Что касается практических аспектов уничтожения бухгалтерских документов, то здесь остро встаёт вопрос секретности. В идеале, любая бумага компании должна чётко контролироваться отделом безопасности: то есть каждый акт уничтожения должен полностью соответствовать требованиям конфиденциальности.

Уничтожение бухгалтерских документов на местах проводится с помощью специального оборудования, а уничтожение бухгалтерских документов из архивного отдела — в специализированной компании под наблюдением представителя архивной службы или представителя службы безопасности компании. 

Для обеспечения защиты данных, содержащихся в бухгалтерских документах компании после реорганизации или ликвидации фирмы, следует включать в учредительные документы новых организаций правила поддержания сохранности и учёта документов. Например при ликвидации юр. лица осуществляется не уничтожение бухгалтерских документов, а передача их в государственные или иные архивы. 

Компания "Столичный Архивист" предлагает квалифицированные услуги по уничтожению бухгалтерских документов. Если у Вас возникли какие-либо вопросы  по услуге уничтожение бухгалтерских документов, наши специалисты с радостью ответят на них  по телефону (495) 766-23-43, или по почте: info@mosarchiv.ru

Помощь профессиональных архивистов: архивные услуги. Ввод данных.