Внутренняя опись документов
- Систематизация документов в пределах дела (по дате, по логическому порядку или по иным признакам);
- Подшивку дела или организацию переплёта;
- Приложение заверяющей записи;
- В необходимых случаях - составление и приложение внутренней описи документов.
Внутренняя опись необходима для документов (дел) со сроком хранения, превышающим десять лет. Она необходима для организации учёта документов, а также организации хранения. Внутренняя опись дел особенно важна для документов под грифом секретности или особо ценных бумаг.
Внутренняя опись документов для личных дел уволенных работников обязательна.
Внутренняя опись документов составляется по строго определённым правилам. Внутренняя опись документов(дел) должна содержать полные сведения о документах дела: их порядковые номера, индексы документов, даты каждого из них, заголовки, номера листов дела и примечания. Внутренняя опись документов комплектуется итоговой записью, где обязательно указывается (как прописью, так и цифрами) количество листов внутренней описи и количество документов, описанных в ней. Внутренняя опись документов должна быть подписана составителем (с указанием должности).
В случае, если необходимо тем или иным образом изменить состав документов дела (например, изъять. заменить копиями или добавить новые), то соответствующие отметки вносятся в последнюю графу внутренней описи документов - "примечания". Указывается также, на основании какого документа данная операция была произведена.
Если работа с делом предусматривает существенные изменения в его составе, то после внесения соответствующих коррекций пересоставляется внутренняя опись дел и итоговая запись к ней. Разумеется, обновляется и заверительная надпись.
Внутренняя опись документов имеет очень большое значение при восстановлении повреждённых архивов. В частности, эти документы зачастую позволяют добиться очень точного представления о структуре и информационной наполненности различных исторических архивов, работа с которыми не осуществлялась на протяжении многих лет по различным причинам. Внутренняя опись документов является также отличным способом оптимизировать заполнение электронного архива организации: при занесении
Подробно узнать про внутреннию опись дел вы можете у наших специалистов по телефону: (495) 766-23-43 или info@mosarchiv.ru
Помощь опытных архивистов: архивные услуги. Разработка электронных копий документов.