Архивирование кадровых документов

Архивирование кадровых документов - одна из известных сложностей любого отдела кадров. При достаточно большом коллективе (характерном, например, для производственных организаций или крупных компаний), а также при высокой "текучке" кадров рано или поздно количество дел сотрудников приводит к росту количества ошибок. Встречается всякое: и потеря важных дел, и внесение не тех записей... Наибольшие сложности вызывает именно скорость обращения к архиву кадровых документов при необходимости: так как срок, на протяжении которого документы нельзя уничтожать, составляет обычно несколько лет (точное время зависит от местных законов и вида документов), создаётся сразу две проблемы:

- Необходимость отдельного помещения для архивирования кадровых документов.

- Возникновение сложностей с ориентированием и доступом к архиву.

Таким образом, можно сказать, что как и в любой другой сфере архивного дела, в архивировании кадровых документов актуальна информационная целостность и скорость доступа. 

Оптимальным решением является организация электронного архива. Архивирование кадровых документов с помощью электронных систем позволяет эффективно решать большую часть сложностей: с помощью компьютерных технологий может осуществляться мгновенный доступ к соответствующим делам (поиск по базе данных из десятков тысяч человек занимает всего несколько секунд), а правильно спроектированный электронный архив самостоятельно определяет сроки хранения каждой записи и автоматически удаляет уже ненужные по истечении срока обязательного хранения.

Архивирование кадровых документов с использованием электронных систем обладает также рядом других преимуществ, кроме скорости доступа:

- Нет необходимости в специальном помещении под архив (к тому же, требующем особых условий для хранения). Отпадает также масса проблем с организацией пожарной безопасности и согласованием с другими службами.

- Архивирование кадровых документов на электронных носителях позволяет копировать всю базу данных, что защищает от риска утери важной информации.

- Существенно повышается эффективность работы отдела кадров: рутинные операции автоматизируются, что освобождает до 30% свободного времени на другие задачи.

- Архивирование кадровых документов в электронной форме позволяет уменьшить процент ошибок в работе персонала отдела кадров, а также выявить случаи намеренного внесения заведомо неверных данных в дела.

Таким образом, если вы уже столкнулись с проблемой масштаба в архивировании кадровых документов, обращайтесь к нам. Компания "Столичный Архивист" возьмёт на себя решение всех вопросов, связанных с архивированием документов в вашей организации. 

Работа профессиональных специалистов: уничтожение документов. Ввод данных.